1. Wprowadzenie

W valdexo szanujemy prywatność osób odwiedzających nasz sklep internetowy oraz klientów korzystających z naszych usług.

Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych wyjaśnia, jakie dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z korzystaniem ze strony internetowej valdexo.com, w jakich celach są wykorzystywane, komu mogą być udostępniane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, znanym jako RODO, oraz odpowiednimi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i komunikacji elektronicznej.

Stosujemy zasady zgodności z prawem, przejrzystości, minimalizacji danych, ograniczenia celu przetwarzania, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz odpowiedniego bezpieczeństwa.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością sklepu internetowego valdexo, w zakresie, w jakim określa on cele i sposoby przetwarzania, jest:

Nazwa przedsiębiorcy: SWORDS

Nazwa sklepu: valdexo

Strona internetowa: https://valdexo.com

Adres przedsiębiorcy: 940 REDSTEM DR, PROSPER, TX 75078, Stany Zjednoczone

Adres e-mail: friendlyassistkijul@valdexo.com

Numer telefonu: +1 2727860843

Rynek sprzedaży: Polska

Powyższy adres służy identyfikacji przedsiębiorcy i nie jest automatycznie adresem do zwrotu zakupionych produktów.

Zapytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kierować na wskazany adres e-mail.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych.

Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy oraz dane niezbędne do wystawienia dokumentów sprzedaży.

Dane dotyczące zamówień: identyfikator zamówienia, zakupione produkty, ilości, wartość zamówienia, informacje o wybranym sposobie dostawy oraz historia realizacji transakcji.

Dane związane z płatnościami: status płatności, kwota transakcji, identyfikator płatności oraz informacje dotyczące zwrotów środków. Dane kart płatniczych mogą być przetwarzane bezpośrednio przez odpowiednich dostawców usług płatniczych.

Dane dotyczące obsługi klienta: treść zapytań, zgłoszenia reklamacyjne, korespondencja, informacje o zwrotach oraz dokumentacja niezbędna do rozwiązania problemów związanych z zamówieniem.

Dane techniczne: adres IP, informacje o urządzeniu, typ przeglądarki, dane dotyczące sesji oraz identyfikatory związane z technologiami wykorzystywanymi przez stronę.

Dane marketingowe: adres e-mail, informacje o zgodach marketingowych i preferencjach komunikacyjnych, jeżeli użytkownik dobrowolnie skorzysta z takich funkcji.

Zakres przetwarzanych informacji zależy od rzeczywiście używanych funkcji sklepu i podstaw prawnych konkretnego przetwarzania.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Realizacja zamówień

Przetwarzanie danych jest niezbędne do przyjęcia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, organizacji dostawy oraz zapewnienia obsługi związanej z zakupem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, konsumenckich i innych właściwych regulacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń

Dane są przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji, ochrony praw klientów, ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W zależności od okoliczności podstawą może być wykonanie umowy, obowiązek prawny lub prawnie uzasadniony interes administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, odpowiednio do konkretnej czynności.

Bezpieczeństwo strony internetowej

Wybrane dane techniczne mogą być wykorzystywane w celu zapobiegania nadużyciom, ochrony systemów i zapewnienia prawidłowego działania strony.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne i spełnione są warunki zastosowania tej podstawy.

Marketing i opcjonalne technologie

Jeżeli określone działania wymagają zgody, dane przetwarzamy po jej uzyskaniu, z uwzględnieniem przepisów regulujących marketing elektroniczny i korzystanie z urządzeń końcowych.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie.

5. Dane niezbędne i dobrowolne

Podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży jest warunkiem realizacji zamówienia.

Niepodanie imienia i nazwiska, adresu dostawy lub niezbędnych danych kontaktowych może uniemożliwić wykonanie umowy.

Podanie dodatkowych informacji, które nie są wymagane do realizacji zamówienia, jest dobrowolne.

Wyrażenie zgody na marketing lub opcjonalne technologie analityczne nie jest warunkiem dokonania zakupów.

Nie uzależniamy możliwości złożenia standardowego zamówienia od wyrażenia zgody na nieobowiązkowe działania marketingowe.

6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, których usługi są niezbędne do realizacji odpowiednich celów przetwarzania.

Do potencjalnych kategorii odbiorców należą:

• Dostawcy usług płatniczych obsługujący transakcje.

• Firmy kurierskie i operatorzy logistyczni realizujący dostawy.

• Dostawcy infrastruktury sklepu internetowego i usług hostingowych.

• Dostawcy usług technicznych i bezpieczeństwa informatycznego.

• Podmioty świadczące obsługę księgową lub prawną, jeżeli ich udział jest niezbędny.

• Dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych, jeżeli są rzeczywiście wykorzystywani i istnieje odpowiednia podstawa prawna przetwarzania.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie powinny działać na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

W określonych sytuacjach część odbiorców może działać jako niezależny administrator danych osobowych.

Nie sprzedajemy danych osobowych klientów jako samodzielnego produktu handlowego.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Przedsiębiorca prowadzący sklep valdexo posiada adres w Stanach Zjednoczonych.

W związku z tym dane osobowe klientów z Polski mogą być przetwarzane lub udostępniane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Jeżeli dane są przekazywane podmiotom w państwach trzecich, stosuje się odpowiednie wymogi rozdziału V RODO.

W zależności od odbiorcy i charakteru transferu podstawą przekazania danych może być odpowiednia decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, właściwe standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm prawny przewidziany w RODO.

Decyzja dotycząca EU–US Data Privacy Framework ma zastosowanie do organizacji amerykańskich objętych odpowiednim systemem certyfikacji, a nie automatycznie do wszystkich przedsiębiorstw w Stanach Zjednoczonych.

Informacje o faktycznie stosowanych zabezpieczeniach transferów oraz możliwościach uzyskania ich kopii powinny być udostępniane osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji określonego celu lub przez czas wymagany właściwymi przepisami prawa.

Dane związane z zamówieniami mogą być przechowywane przez okres wykonania umowy, a następnie przez odpowiednie okresy wynikające z obowiązków podatkowych, księgowych oraz terminów dochodzenia roszczeń.

Dane reklamacyjne przechowujemy przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia oraz przez dalszy czas, jeśli jest to uzasadnione obowiązkami prawnymi lub potrzebą ochrony roszczeń.

Dane pozyskane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do momentu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że inna zgodna z prawem podstawa uzasadnia dalsze przechowywanie określonych informacji.

Dane techniczne i identyfikatory związane z plikami cookies przechowujemy stosownie do ich funkcji, okresów ważności oraz obowiązujących wymogów.

Po ustaniu podstaw przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane prawem.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Strona valdexo.com może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia działania sklepu internetowego.

W zależności od aktywnych funkcji mogą występować następujące kategorie:

Niezbędne pliki cookies

Służą do obsługi podstawowych funkcji, takich jak koszyk zakupowy, proces zamawiania, bezpieczeństwo sesji lub zapamiętanie ustawień prywatności.

Funkcjonalne pliki cookies

Mogą umożliwiać zapamiętanie preferencji użytkownika oraz wybranych ustawień sklepu.

Analityczne pliki cookies

Mogą służyć do analizy sposobu korzystania z witryny i poprawy działania jej funkcji.

Marketingowe pliki cookies

Mogą być wykorzystywane do pomiaru skuteczności reklam i realizacji określonych działań marketingowych.

W przypadku technologii wymagających uprzedniej zgody, powinny być one uruchamiane dopiero po uzyskaniu ważnej zgody użytkownika.

Użytkownik powinien mieć możliwość odmowy wyrażenia zgody na nieobowiązkowe technologie oraz późniejszej zmiany swoich preferencji.

Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Szczegółowa lista rzeczywiście wykorzystywanych technologii, ich dostawców i okresów działania powinna odpowiadać konfiguracji strony internetowej.

10. Ochrona i bezpieczeństwo danych

Dążymy do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, uwzględniających charakter przetwarzanych danych oraz związane z nimi ryzyka.

Środki ochrony mogą obejmować zarządzanie uprawnieniami dostępu, zabezpieczenia komunikacji, kontrolę dostępu do systemów, aktualizacje zabezpieczeń oraz odpowiednie procedury reagowania na incydenty.

Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób i podmiotów, których udział jest niezbędny do realizacji określonych obowiązków.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych przeprowadzamy ocenę jego skutków.

Jeżeli zachodzą przesłanki wynikające z RODO, właściwy organ nadzorczy zostaje powiadomiony bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.

Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, informujemy również osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 34 RODO.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują prawa określone w RODO.

Prawo dostępu do danych: możliwość uzyskania informacji o przetwarzaniu i kopii danych osobowych na zasadach określonych w art. 15 RODO.

Prawo do sprostowania: możliwość żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

Prawo do usunięcia danych: możliwość żądania usunięcia danych, jeżeli spełnione są odpowiednie przesłanki prawne.

Prawo do ograniczenia przetwarzania: możliwość żądania ograniczenia określonych operacji na danych.

Prawo do przenoszenia danych: możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, gdy spełnione są warunki prawne.

Prawo do sprzeciwu: możliwość wniesienia sprzeciwu wobec określonych rodzajów przetwarzania, w tym przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego.

Prawo do wycofania zgody: możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania.

Prawa dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji: ochrona przewidziana w art. 22 RODO w przypadkach objętych tym przepisem.

Realizacja niektórych praw może podlegać warunkom i ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa.

12. Sposób realizacji praw

W celu skorzystania z praw dotyczących danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem:

friendlyassistkijul@valdexo.com

W zgłoszeniu warto wskazać, jakiego prawa dotyczy wniosek oraz jakie dane są związane ze sprawą.

Jeżeli będzie to konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa danych, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.

Na wnioski odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca od ich otrzymania.

W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, zgodnie z art. 12 RODO. O przyczynach przedłużenia poinformujemy w terminie wymaganym prawem.

Co do zasady realizacja praw wynikających z RODO jest bezpłatna, z zastrzeżeniem wyjątków dopuszczonych przez przepisy.

13. Komunikacja marketingowa

Wiadomości dotyczące potwierdzenia zamówienia, płatności, dostawy, zwrotu lub niezbędnej obsługi posprzedażowej mogą być wysyłane w związku z realizacją umowy.

Komunikacja marketingowa jest odrębnym rodzajem kontaktu.

Jeżeli do przesyłania określonych informacji handlowych wymagana jest zgoda, uzyskujemy ją zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Osoba otrzymująca komunikację marketingową może skorzystać z udostępnionego mechanizmu rezygnacji lub skontaktować się z nami drogą elektroniczną.

W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego zaprzestaniemy ich przetwarzania w tym celu.

14. Dane osobowe osób małoletnich

Nasz sklep oferuje meble i artykuły wyposażenia przeznaczone do codziennego użytkowania.

Nie prowadzimy celowych działań polegających na pozyskiwaniu danych osobowych dzieci bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Jeżeli określona usługa społeczeństwa informacyjnego wymaga zgody i dotyczy osoby małoletniej, stosowane będą właściwe wymagania prawne.

Rodzic lub opiekun prawny może skontaktować się z nami w celu zgłoszenia problemu związanego z przetwarzaniem danych osoby małoletniej.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Jeżeli w ramach działalności sklepu stosowane są rozwiązania prowadzące do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, osobom, których dane dotyczą, należy przekazać informacje wymagane przez właściwe przepisy.

Dotyczy to w szczególności przypadków, w których decyzja oparta wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu wywołuje wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

Zakres takiej informacji powinien odpowiadać rzeczywistym procesom stosowanym w sklepie.

16. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

Oficjalna strona internetowa: https://uodo.gov.pl

Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wymaga wcześniejszego kontaktu z valdexo.

Osobie, której dane dotyczą, mogą również przysługiwać inne środki ochrony prawnej przewidziane w obowiązujących przepisach.

17. Zmiany Polityki ochrony danych

Niniejsza polityka może podlegać aktualizacjom w przypadku zmian przepisów prawa, sposobów przetwarzania danych lub funkcjonowania sklepu.

Aktualna wersja polityki będzie udostępniana na stronie valdexo.com.

Jeżeli zmiana sposobu przetwarzania będzie wymagała dodatkowej informacji lub uzyskania nowej zgody, zastosujemy odpowiednie wymogi prawne.

18. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z ochroną prywatności, przetwarzaniem danych osobowych i realizacją praw wynikających z RODO prosimy o kontakt:

Administrator: SWORDS

Marka: valdexo

Adres: 940 REDSTEM DR, PROSPER, TX 75078, Stany Zjednoczone

E-mail: friendlyassistkijul@valdexo.com

Telefon: +1 2727860843

Strona internetowa: https://valdexo.com

Ochrona danych osobowych i przejrzystość informacji stanowią ważne elementy naszej działalności.